Bundles in Asana: Prozesse zentral steuern und skalieren

Wer viele Projekte in Asana verwaltet, kennt die Herausforderung: Ein Prozess ändert sich und plötzlich musst du diese Anpassung in vielen Projekten manuell nachziehen. Das ist ineffizient und führt zu Fehlern. Asana Bundles lösen dieses Problem durch eine zentrale Verwaltung deiner Arbeitsabläufe.

Ein Bundle ist eine Sammlung von Abschnitten, Feldern, Regeln, Aufgabentypen und Vorlagen.

Anstatt diese Elemente in jedem Projekt einzeln anzulegen, bündelst du sie an einem Ort. Sobald du ein Bundle mit deinen Projekten verknüpfst, werden alle enthaltenen Funktionen dort aktiv.

Der eigentliche Vorteil zeigt sich bei Änderungen. Wenn du eine Regel im Bundle anpasst, übernimmt Asana diese Änderung sofort für alle verknüpften Projekte. Du pflegst deinen Standardprozess nur noch an einer Stelle.

Einrichtung und Zugriff

Du greifst über den „Anpassen“-Button in deinen Projekten oder über den Reiter „Workflow“ auf Bundles zu. Diese Funktion steht allen Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Beim Erstellen hast du drei Möglichkeiten:

• Neu erstellen: Du setzt ein Bundle komplett individuell auf.
• Bundle-Sammlung: Du wählst ein bestehendes Bundle aus der Sammlung aus und filterst bei Bedarf nach Verantwortlichkeiten.
• Projekt umwandeln: Du wandelst ein bestehendes Projekt direkt in ein Bundle um, um bewährte Abläufe sofort als Standard zu nutzen.

Für eine flexible Struktur kannst du bis zu fünf Bundles pro Projekt hinzufügen. Zudem lassen sich bestehende Bundles duplizieren, um neue Prozesse schnell auf einer bewährten Basis aufzubauen.

Funktionale Details und Berechtigungen

Bundles bieten umfangreiche Funktionen für die Skalierung deiner Workflows. Du kannst ein Bundle nicht nur einzelnen Projekten, sondern auch ganzen Portfolios hinzufügen. Damit werden die Inhalte automatisch in alle Projekte innerhalb dieses Portfolios ausgerollt. Wichtig zu wissen: Das funktioniert aktuell nur für die erste Ebene eines Portfolios, nicht jedoch für verschachtelte Portfolios.

Beim Zugriff gelten klare Regeln. Neben dem “Admin-Zugriff” kannst du Bundles mit „Bearbeitungszugriff“ oder „Nutzer-Zugriff“ freigeben, um die Kontrolle über deine Standardprozesse zu behalten.

Praxisbeispiel: Globaler Genehmigungsworkflow

Stell dir vor, du möchtest einen einheitlichen Genehmigungsprozess für alle laufenden und zukünftigen Marketingkampagnen einführen. Ohne Bundles müsstest du jedes Projekt einzeln bearbeiten. Mit einem Bundle rollst du den Prozess mit wenigen Klicks in alle Projekte aus.

Inhalte dieses Bundles:

• Feld „Status“: Dropdown mit Werten wie „In Bearbeitung“ oder „Freigabe“.
• Feld „Priorität“: Auswahl von „Niedrig“ bis „Hoch“ zur Steuerung der Dringlichkeit.
• Automatisierte Regel: Sobald der „Status“ auf „Freigabe“ springt, erstellt Asana automatisch eine Genehmigungsaufgabe auf Basis der Priorität.

Durch die Verknüpfung dieses Bundles mit deinem Kampagnen-Portfolio wird dieser Workflow sofort in allen Projekten aktiv.

Fazit

Wenn du Asana Bundles bislang noch nicht nutzt, solltest du dir diese Funktion genauer ansehen. Bundles helfen dir, Prozesse zentral zu steuern und Änderungen über viele Projekte hinweg konsistent auszurollen.

Bundles reduzieren nicht nur deinen manuellen Aufwand bei Prozessänderungen. Sie garantieren vor allem einheitliche Qualitätsstandards für alle deine Teams und Projekte.

Weitere Informationen zu Bundles findest du im Asana Help Center.