Asana Timesheets & Budgets: Was das Add-on kann und für wen es sich lohnt

Wer in einem Team arbeitet, das Kundenprojekte verantwortet, kennt die Situation: Stunden werden erfasst, aber nicht konsequent nach abrechenbarer und nicht-abrechenbarer Zeit kategorisiert. Zeitnachweise werden eingereicht, aber nicht systematisch geprüft. Budgets werden geplant, aber erst am Ende des Projekts mit der Realität abgeglichen.

Asanas native Zeiterfassung löst einen Teil dieser Herausforderung. Stunden werden erfasst, aggregiert und in Dashboards sichtbar gemacht. Für interne Auswertungen reicht das häufig aus. Doch für Agenturen, die geleistete Stunden an Kunden abrechnen, Budgets steuern und Zeitnachweise freigeben müssen, reicht es nicht. Genau hier setzt das Timesheets & Budgets Add-on an.

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Was das Add-on bietet

Das Add-on ist keine eigenständige Zeiterfassungslösung, sondern eine direkte Erweiterung von Asana. Es baut auf den Zeitdaten auf, die im normalen Projektalltag sowieso entstehen, und ergänzt sie um drei Funktionen, die in der Standardlösung fehlen: die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden, einen strukturierten Freigabeprozess für Zeitnachweise und Budgetkontrolle in Echtzeit. Für Teams, die abrechenbare Arbeit verwalten, schließt das die Lücke zwischen interner Aufgabenverwaltung und professionellem Projektcontrolling.

Abrechnungsstatus für Zeiteinträge

In der Standardlösung landet alles im selben Topf: Kundenprojekte, interne Abstimmungen, Teamevents. Abrechenbar und nicht-abrechenbar sind keine Kategorien, die Asana von Haus aus kennt. Das Ergebnis: Vor jeder Rechnung folgt eine Runde manueller Nacharbeit in Excel.

Mit Asana Timesheets & Budgets wird jede Zeitbuchung direkt beim Erfassen kategorisiert, nicht im Nachhinein und nicht in einem separaten Tool. Zeitnachweise lassen sich nach Abrechnungsstatus filtern, die Daten direkt in die Buchhaltung exportieren. Die Stunden auf der Rechnung sind keine Rekonstruktion mehr, sondern von Anfang an dokumentiert.

Strukturierte Freigabe von Zeitnachweisen

Das folgende Szenario kennen die meisten Teams: Die Rechnungen müssen gestellt werden, und jemand hat vergessen Zeiten zu erfassen. Jemand anderes hat seine Stunden auf das falsche Projekt gebucht. Es folgt ein Nachhaken via Teams, Slack oder E-Mail.

Das Add-on ersetzt diesen Ablauf durch einen strukturierten Workflow. Teammitglieder reichen wöchentliche Zeitnachweise ein, die Vorgesetzte und Projektmanager prüfen und genehmigen. Der Status ist für alle sichtbar: Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt. Kein paralleles Tracking, kein Raten, kein Nachhaken.

Für Teams, die monatlich mehreren Kunden Rechnung stellen, ist das keine Komfortfunktion. Es ist die Voraussetzung dafür, dass Abrechnungen pünktlich und korrekt versendet werden.

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Budgetkontrolle in Echtzeit

Die meisten Tools zeigen die Vergangenheit. Man erfährt, dass ein Projekt das Budget überschritten hat, wenn es zu spät ist, gegenzusteuern.

Mit dem Timesheets & Budgets Add-on können Stundensätze pro Teammitglied hinterlegt werden, differenziert nach Rolle oder Erfahrungslevel. Sobald jemand Zeit bucht, berechnet Asana die angefallenen Kosten und setzt sie ins Verhältnis zum geplanten Budget. Das Ergebnis ist ein Live-Dashboard mit verbrauchtem und verbleibendem Budget.

Wenn ein Projekt nach der Hälfte der Laufzeit bereits den Großteil des Budgets verbraucht hat, siehst du das rechtzeitig und nicht erst in der Schlussrechnung. Du kannst das Gespräch mit dem Kunden suchen, Ressourcen umschichten oder die Planung korrigieren, solange noch etwas zu entscheiden ist. Für sensible Finanzdaten lässt sich die Budgetsicht zudem auf Projektadmins und Manager beschränken.

Für wen es sich lohnt

Das Add-on ist pro Benutzer lizenziert und ab dem Starter-Plan verfügbar. Du kaufst Lizenzen nur für die Benutzer, die diese Funktionen tatsächlich nutzen.

Wer ein internes Team ohne Kundenprojektgeschäft führt, kommt mit der nativen Zeiterfassung von Asana weit. Für Teams, die regelmäßig abrechenbare Arbeit verwalten oder Projektbugets managen müssen, schließt das Add-on eine Lücke, die sich sonst in manueller Nacharbeit, verzögerten Rechnungen und unerkannten Budgetüberschreitungen bemerkbar macht.

Fazit

Das Timesheets & Budgets Add-on macht die Zeitdaten, die sowieso in Asana entstehen, zu einem echten Steuerungsinstrument: klare Trennung zwischen abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden, ein nachvollziehbarer Freigabeprozess und Budgettransparenz, die nicht erst am Projektende entsteht.