Asana Projektvorlagen: Drei Beispiele für benutzerdefinierte Ansichten

Die Möglichkeit, individuelle Projektansichten direkt in Projektvorlagen zu speichern, zählt für uns zu den wichtigsten Funktionen, die Asana in den vergangenen Wochen veröffentlicht hat.

Anhand von drei konkreten Anwendungsfällen zeigen wir, warum diese Funktion so wertvoll ist und wie sie hilft, die Projekterstellung konsequent und effizient zu standardisieren.

Wasserfall und Kanban in einem Projekt

Projektvorlagen in Asana werden häufig für Projekte eingesetzt, die nach der Wasserfall-Methodik organisiert sind.

Typischerweise gliedern sich diese Projekte in verschiedene Abschnitte, in denen Aufgaben gruppiert werden. Diese Abschnitte repräsentieren in der Regel zeitliche Projektphasen oder thematisch zusammenhängende Arbeitspakete.

Zur Darstellung eines solchen Projektplans eignet sich die Listenansicht in Asana besonders gut: Sie zeigt Aufgaben als strukturierte Liste, gegliedert nach Abschnitten, die von oben nach unten abgearbeitet werden.

In der Praxis ist jedoch häufig eine weitere Dimension relevant: Viele Aufgaben durchlaufen im Laufe der Bearbeitung einen definierten Prozess. Entsprechend befinden sie sich in unterschiedlichen Bearbeitungsstatus – etwa In Bearbeitung, In Prüfung oder Erledigt.

Während die Listenansicht ideal ist, um einen Projektplan zeitlich darzustellen, eignet sich für die Gruppierung von Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus eine Boardansicht (Kanban-Board) deutlich besser.

Mit der neuen Funktion lassen sich beide Ansichten bereits in der Projektvorlage vorbereiten:

• eine Listenansicht, die Aufgaben nach zeitlichen Projektphasen strukturiert
• eine Boardansicht, die Aufgaben anhand ihres Status in Kanban-Spalten darstellt

So lassen sich Wasserfall und Kanban in einem Projekt verbinden und von Beginn an als Standard etablieren.

Unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Rollen

Unterschiedliche Stakeholder greifen aus unterschiedlichen Gründen auf Projekte in Asana zu.

Projektleiter benötigen in der Regel einen vollständigen und detaillierten Überblick über den gesamten Projektplan.

Projektmitglieder interessieren sich häufig vor allem für ihre eigenen Aufgaben oder die Aufgaben ihres Teams.

Das Management benötigt hingegen meist lediglich einen kompakten Überblick über Fortschritt und Meilensteine.

Über gespeicherte Ansichten in Projektvorlagen lassen sich beispielsweise drei unterschiedliche Ansichten vorbereiten:

• eine Gesamtübersicht mit allen Aufgaben und Meilensteinen für die Projektleitung
• eine dynamisch gefilterte Ansicht, die ausschließlich die Aufgaben des jeweils angemeldeten Nutzers anzeigt
• eine Management-Ansicht, die nur Meilensteine zeigt und damit einen kompakten Überblick über den Projektstatus liefert

Aufgaben organisieren, die eigentlich keine Aufgaben sind

In Projekten arbeiten wir überwiegend mit Aufgaben und Meilensteinen. Es gibt jedoch immer wieder Anwendungsfälle, in denen Informationen erfasst werden müssen, die keine klassischen To-Do’s darstellen.

Ein typisches Beispiel hierfür ist die Erfassung von Budgets und Kosten.

Häufig besteht die Anforderung, innerhalb eines Projekts verschiedene Budgetpositionen abzubilden, etwa für Ads, Social Media oder externe Dienstleistungen. Entsprechendes gilt für Kostenpositionen. Technisch werden diese in Asana als Aufgaben angelegt, stellen jedoch keinen konkreten Arbeitsauftrag dar.

Diese Aufgaben kennzeichnen wir über ein benutzerdefiniertes Feld, etwa „Typ = Budget/Kosten“, und filtern sie gleichzeitig aus dem eigentlichen Projektplan heraus.

Über einen separaten Projekttab lässt sich eine Listenansicht definieren, die ausschließlich Aufgaben dieses Typs anzeigt und damit Budgets und Kosten klar vom operativen Projektplan trennt.

So bleiben alle relevanten Informationen sauber in Asana erfasst und auswertbar, ohne den operativen Projektplan zu beeinträchtigen.

Dieses Prinzip lässt sich auch auf andere Sonderfälle anwenden, etwa auf Produkte oder Assets, die als Aufgaben modelliert werden, aber nicht Teil der eigentlichen Projektarbeit sind.

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Fazit

Wer Projektvorlagen in Asana bislang noch nicht oder nur eingeschränkt nutzt, sollte sich diese Funktion genauer ansehen.

Aus unserer Sicht gibt es derzeit kaum eine andere Neuerung, die eine vergleichbare Standardisierung ermöglicht, insbesondere in Kombination mit Funktionen wie Bundles oder Portfolios.

Benutzerdefinierte Projektansichten in Vorlagen reduzieren nicht nur manuellen Aufwand, sondern sorgen vor allem für klarere Strukturen und eine bessere Orientierung für alle Beteiligten.

Damit sind sie weniger eine Komfortfunktion, sondern vielmehr ein zentrales Instrument zur Standardisierung im Projektmanagement.